イベントを計画する段階で検討すべき３つのポイント

イベント主催者は、大規模なものになると1年ほど前から企画し、計画を立て、その計画に沿って準備を行い、当日を迎えます。

それでも思うような集客ができず、目的も達成できなかっただけではなく、赤字を叩きだし会社に損失を与えてしまうこともあります。

天候の悪化など不可抗力のケースもありますが、計画段階で

・目的・目標

・ターゲット

・来場するメリット

 の3つを、きちんと考慮していれば、おそらくイベントの成果は変わっていたに違いありません。

①イベントの目的、目標を明確に設定する

10人の方にただただ「イベントをやる」とだけ伝えた場合、Aさんは物産展、Bさんは講演会、Cさんは音楽ライブと10人が10通りのイベントを思い浮かべるでしょう。

イベントは、

博覧会／フェスティバル／コンサート／ライブ／見本市／展示会／即売会／会議／大会／交流会／パーティ／セミナー／勉強会／無料体験

など多岐にわたります。そして成功したイベントについて共通して言えることは、すべて目的や目標がはっきりとしていたということです。

とある健康食品メーカーが、自社の命運をかけた新商品を出すこととなり、認知を高めようと試食即売会を行うことにしました。また集客を強化するため有名人をゲストに呼んだことが功を奏し、当日の来場者は200人を超え盛況に終わりました。ところが有名人を一目見ようと足を運んだ人たちが大半で、社員が試食を呼びかけるも誰も見向きもせず、新商品もまったく売れなかったのです。

目的・目標が「来場者100人以上」ならそのイベントは大成功でしたが、本来の目的・目標が「新商品のPR」でしたので、失敗に終わったということになります。

有名人を呼ばなくても、昨今のグルメ・フードフェスの盛況ぶりや健康ブームを考えると試食・販売だけを行ったほうが目的・目標を達成できていた可能性が高いのです。

このように目的・目標を最初に決め、逆算して、どのようなイベントを行うべきかを考えていきます。もちろんターゲットもギュッと絞り込みます。 

②イベントのターゲット（来てもらいたい人）を明確にする

先の失敗事例では、イベント主催者が「有名人目当てで来た人たちがもれなく試食して、商品を買ってくれるだろう」と考えたのかもしれません。

誤解を招かないようにお伝えしておくべきは、有名人をゲストに呼んだから失敗したのではなく、有名人の選定を間違えたから失敗したということです。仮に新商品が子ども向けの栄養食品だった場合、ロックバンドを呼んでも来てほしかったファミリー層は、まず来ません。

こういう場合、うたのお姉さんやヒーローを演じている俳優を呼べば、集客も試食販売会も成功していたでしょう。

このようにイベントを成功させるためには、先に目的・目標を設定し、次に来てもらいたい人を決め、イベントの内容を決めていかなければならないのです。

内容を決めていく過程では「ターゲットに喜んでもらうには？」を考えるとうまくいきます。 

③ターゲットがイベントに来場するメリットを考える

普段お目にかかれない有名人に会えるというのは、大きなメリットと言えますが、

・発売前にその場で買える

・まとめ買いをすると安くなる

 という企画も、消費者からすると見逃せない立派なメリットです。大切なのはイベントの

・目的・目標

・ターゲット

・メリット

がキレイに1本の線でつながっているかであり、上記3項目が合致していれば、イベントは成功しやすいと言い切れます。

しかしながら「どこで行うか」も重要な要素で、選定を誤ると失敗します。そこで次章ではどのような場所でイベントを開催できるかについて見ていきましょう。 

イベントはどのような場所で実施でき、それぞれの特徴は？

イベントは四六時中、日本のどこかで開催されていて、なかにはイベント主催者に積極的にスペースを提供している施設管理者もいます。

イベント主催者に貸し出すことで施設側にも全体の集客、収入面で相乗効果が期待できるからです。

本章では、イベントを行える場所と、その特徴をお伝えしていきます。

展示会場

個展、新製品発表会、商談会、展示即売会を行うために使用されているのが民間、公共の展示会場です。

展示会場は集客を目的に建てられているため、駅から徒歩圏の立地にあったり、大駐車場を完備していたりします。

基本的に展示会場は広いうえ、設営・撤収も加味して数日～数週間と設定して借りるため、会場費はかなりかかりますが、スポンサーに後援してもらうほか、イベント期間中

・来場者から入場料を徴収する

・出展企業からブース代を徴収する

・イベント後の売上増加が見込める

など、ほとんどの主催者は見込み収入を計算して、会場を借りています。

駅のイベントスペース

かつては改札とホームしかなかった駅ですが、駅のリニューアルの際に運賃以外の収入を得るために駅前広場や改札前にイベントスペースとして貸し出せるコンコースを造るケースもあります。

鉄道利用者が乗り降りするため、事前にイベントの告知をしなくても、たまたま通りかかって興味を持った人が立ち止まり、立ち寄ってくれる可能性があります。

また駅は老若男女関係なく利用しているため、誰もが利用できる商品・サービスのプロモーションなどに向いているでしょう。利用者が多い駅はイベントスペースの貸出料が高く、利用者が少ない駅は安い傾向にあります。

商業施設のイベントスペース

イオンモールやららぽーと、KITTEなどの商業施設でも、イベント来場者が施設でお買い物をして帰ってくれるのを期待して、また買い物客に楽しんでもらおうと、イベント主催者に貸し出しています。

平日日中は比較的、閑散としていますが、土日祝日は混雑し、確実に集客が見込めるため人気が高く、3連休ともなれば、かなり前から予約が入り、キャンセル待ちとなるケースが多いです。

利用者は主に30～40代のファミリー層となっているため、前章でお伝えしたお菓子の新商品など子育て世代向けの商品・サービスの告知キャンペーンイベントなら親和性が高く、集客も成功しやすいでしょう。

公共スペースでのイベントに参加

公共スペースとは道路、公園、歩行者天国、学校、県や市の施設などで警察、地方自治体など管轄・管理者に申請すれば、イベント開催が認められる場合があります。

無料もしくは安価でスペースを借りることができますが、地元の商工会など地域と関連したイベントでないと許可が下りないこともあるので、注意が必要です。

オンラインを使った開催も。

YouTubeやZoomなどライブ配信に使えるサービスが増えたほか、コロナ禍も相まってセミナー・講演会などをオンラインで実施する主催者が増えました。

会場参加枠のほかオンライン参加枠を設けることで、全国各地からリアル会場に足を運べない人たちの参加と、会場の収容人数（席数）以上のチケット売り上げが見込めます。

しかしどんなにいい場所を借りても、立地が優れていても、集客ができていなければ、イベントは成功させにくいです。

イベントを成功に導く、具体的な集客方法とその特徴

本章では、イベントを成功に導く次の集客方法について、解説していきます。

・WEBサイト

・メルマガ

・SNS

・イベント告知サービス

・新聞折込チラシ

・ポスティング

・地域密着型のフリーペーパー

・交通広告

自社のWEBサイトやメルマガでの告知

自社WEBサイトやメルマガなら、宣伝広告費を一切使わずに集客ができます。SEO対策を施していてサイトのPV数が多い、メルマガ登録者数も多ければ、活用したほうがいいです。

TwitterやInstagram、FacebookなどSNSを活用した告知

SNSを運用していてフォロワーも多数、獲得していれば有効な無料告知媒体です。フォロワーの中にはRT、シェアをしていろんなユーザーに拡散してくれる場合もあり、使わない手はありません。

イベント告知サービスの活用

イベント集客から予約、チケット販売まで可能なPeatixや、無料告知掲示板のジモティー、プレスリリースを掲出できるPRTIMESなどを活用することで、イベントを拡散できます。

新聞折込チラシやポスティング

インターネットを利用していない層や、会場周辺の住民に隈なくイベントを告知したい場合に有効なのが、新聞折込チラシやポスティングです。

費用はかかりますが、イベントの魅力を伝える、目を引くデザインにすることで、たくさんのチラシや郵便物の中から、ピックアップして見てもらうことができるでしょう。

地域密着型のフリーペーパーに掲載。

ホットペッパーなど大手が出しているものや、地元の広告代理店などが地域密着型で出しているものもあります。

ただし掲載内容を見て、フリーペーパーの読者層を見極めないと高額な掲載料を支払ったうえ、誰ひとりイベントに来ないという結果となりえます。

最寄り駅での交通広告

イベント会場からの最寄り駅に交通広告を出せば、インターネットを利用していない、新聞、紙媒体を見ない層にもリーチできます。

・駅貼

・ドア横ポスター

・まど上ポスター

などは駅構内のほか車内に掲示するだけで普段、通勤や通学、習い事で鉄道・バスを利用するさまざまな人たちの目に自然と入り込み、見てもらえやすい媒体です。

交通広告はなによりも、駅のイベントスペースで開催する際に、その駅に掲出することで大きな威力を発揮するでしょう。

交通広告のekicoがおすすめする駅のイベントスペース5選

駅広告やイベントスペースに詳しい情報検索サイト、関西のekicoがおすすめする東京・大阪・名古屋のイベントスペースを5カ所、ご紹介していきます。

JR品川駅中央改札内イベントスペース

1日平均21万人以上が利用している東海道新幹線の停車駅でもある品川駅のイベントスペースです。

JR品川駅中央改札内イベントスペースは、50万円／日で借りることができます。

JR秋葉原駅電気街口改札内イベントスペース

日本三大電気街でアニメやゲームといったサブカルチャーの聖地としても名高い秋葉原。JR秋葉原駅は1日平均16万人以上が利用しており、高い集客が見込めます。

JR秋葉原駅電気街口改札内イベントスペースは、40万円／日（税別）で借りることができます。

阪急大阪梅田駅ビッグマン前広場

1日平均51万人以上（2019年度）が利用する大阪梅田駅の改札外コンコースにある、イベントスペースもおすすめです。待ち合わせ場所としても有名な場所なため、この場に滞留する人が多いことも特徴です。

阪急大阪梅田駅ビッグマン前広場は、70万円／日（税別）で借りることができます。

ヨドバシ梅田１階イベントスペース

1日平均250万人以上が利用すると言われている大阪駅周辺エリアにあり、年間5000万人の来客があると言われているヨドバシカメラ梅田店の屋外イベントスペースです。

※料金は要お問い合わせ

名古屋鉄道　名古屋駅　ナナちゃんストリート　イベントスペース

名鉄名古屋駅（1日平均22万人以上が利用）に隣接する名鉄百貨店にある、ナナちゃんという巨大な人形がいる通りが、ナナちゃんストリートと呼ばれています。

ナナちゃんも広告媒体に利用でき、商品・サービスにちなんだ衣装を着せたり、バナーやフェンスシートに出稿できたりします。

ナナちゃんストリート　イベントスペースは平日20万円／日、土日祝日30万円／日（ともに税別）で利用可能です。

イベント集客の成功事例

イベント集客を成功させるためには冒頭でお伝えしたとおり、目的・目標、ターゲット、来場するメリットなどが明確であることが大切です。

本章では、大中小、3つの規模別成功事例をお伝えしていくことにします。

大規模イベント

就職イベント（企業合同説明会）

・目的・目標　500人以上の来場

・ターゲット　就職活動中の学生

・来場するメリット　さまざまな企業の採用担当者と直接話せる

・場所　展示会場

・集客方法　ターゲットの学生が通う大学の最寄り駅でポスター広告を実施

中規模イベント

新書発売記念イベント（オンライン）

・目的・目標　200人以上の参加と書籍50冊の販売

・ターゲット　著者のファンと30～40代のビジネスパーソン

・参加するメリット　完全非公開・著者への質疑応答可　書籍付きチケット

・場所　オンライン

・集客方法　イベント集客サイトを活用した

この事例ではオンラインイベントのためチケット代を直接回収するのが難しく、集客、申込、売上管理もすべてウェブ上で実施しました。

プレスリリースを発出したほか、出版社と著者の公式SNSでキャンペーンを展開して、拡散してくれた人に特典を付与したほか、締め切り3日前、1日前、1時間前などにフォロワーに向けTweetするなどタイムリーな施策を打って、成果を上げることができたのです。

小規模イベント

移住無料相談会

・目的・目標　移住制度の認知向上と移住希望者のデータ収集

・ターゲット　○○駅の利用客と近隣住民

・参加するメリット　その場で移住制度の案内を受け自治体の職員に相談できる

・場所　○○駅イベントスペース

・集客方法　地域をカバーするフリーペーパーに掲載し駅やスーパーにチラシを設置した

イベント集客で気を付けるべきこと

最後にイベント集客で、気をつけていただきたいことを3つ、ご紹介していきます。

集客に響く、遅い宣伝活動に注意！

たとえ企画も準備も早めに取り組み始めたとしても、イベントの内容充実に注力しすぎた結果、宣伝広告が後手になり、当初予定していた来場者数を下回り、イベントは不発に終わることがあります。

来場者を獲得したいのであれば、集客開始時期を遅らせないようにし、早め早めに宣伝広告を打つようにしたいものです。

要注意！天井のないイベント会場　

天井がなく、風雨にさらされる屋外のイベント会場では、雨天、強風の影響でイベントが中止になるリスクがあります。準備に多くの人と時間とお金をかけてきた場合は、一瞬で水の泡となりえるため、注意が必要です。

野外ライブや花火大会など、屋外で実施することが醍醐味といえるイベント以外は極力、屋内の会場を借りて、リスクを減らすようにしましょう。

予算管理は余裕を持たせて

人通りの多い場所で入場無料イベントを開催すれば、カンタンに目標集客数は達成できるでしょう。

しかし大切なのは集客よりもマネタイズです。有料イベントは集客のハードルが上がるため広告に力を入れるか、無料にして物販で稼ぐかを選択することになります。

広告や会場を借りるのに予算を使いすぎたり、物販収入が目標を上回らなかったりすると、赤字となり失敗に終わってしまいます。

予算超過は、場所と広告の担当者を縦割りにしてしまうと起こりうるため、会計担当者を決めるか、合議制にするなどして取り扱いを一元化させることが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。駅のイベントスペースを借りて、鉄道広告などを活用することでイベント集客は容易にできるでしょう。

しかし真の成功を勝ち取るためには、イベントの目的・目標、ターゲット、参加するメリット、開催場所、集客方法について熟考すべきです。

社内にイベント集客に詳しい方がいなければ、イベント代行会社や広告代理店などプロに相談して、企画・準備を進められることをおすすめします。

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